Hướng dẫn về số hoá hồ sơ Văn bản số 7197/BKHCN-CĐSQG
Các điểm chính
- Cơ sở và Mục tiêu: Hướng dẫn được xây dựng và tổng hợp các quy định pháp lý hiện hành, nhằm giải quyết các vướng mắc thực tế và tạo ra một phương pháp số hóa thống nhất, tránh sự manh mún, phân tán dữ liệu.
- Nguyên tắc cốt lõi: Quá trình số hóa phải tuân thủ 10 nguyên tắc cơ bản, trong đó nhấn mạnh đến việc bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác so với bản gốc, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật để liên thông, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, ưu tiên số hóa các tài liệu có giá trị cao, và đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu số thông qua chữ ký số.
- Quy trình triển khai tiêu chuẩn: Hướng dẫn đưa ra một quy trình số hóa chi tiết gồm 6 bước: (1) Chuẩn bị và phân loại; (2) Chuẩn bị kỹ thuật trước khi số hóa; (3) Tạo lập dữ liệu đặc tả (metadata); (4) Ký số; (5) Lưu trữ, bảo quản và sao lưu; (6) Tích hợp, liên thông và khai thác.
- Lựa chọn và Đánh giá: Hướng dẫn cung cấp các tiêu chí rõ ràng để lựa chọn tài liệu cần ưu tiên số hóa (tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, sử dụng thường xuyên, phục vụ dịch vụ công). Đặc biệt, yêu cầu các cơ quan phải thực hiện đánh giá rủi ro và chi phí-lợi ích cẩn trọng trước khi triển khai.
- Tiêu chuẩn Kỹ thuật Bắt buộc: Quy định cụ thể độ phân giải tối thiểu (300 dpi), định dạng tệp (PDF/A), và cấu trúc thống nhất để đánh mã định danh văn bản và đặt tên tệp trên toàn hệ thống.
Văn bản này là một công cụ nền tảng, có tính định hướng chiến lược nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia một cách bài bản, hiệu quả.
Cơ Sở Pháp Lý
Văn bản hướng dẫn được Bộ Khoa học và Công nghệ (BKHCN) ban hành theo nhiệm vụ được giao tại văn bản số 07-TB/CQTTBCĐ ngày 15/10/2025. Hướng dẫn áp dụng cho tất cả các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị từ trung ương đến địa phương và các tổ chức chính trị - xã hội.
Cơ sở pháp lý chính bao gồm:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Hướng dẫn số 40-HD/VPTW (và văn bản sửa đổi 14748-CV/VPTW) về số hóa tài liệu tại các cơ quan đảng.
- Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định về nghiệp vụ lưu trữ thông tin số.
- Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ.
Các nguyên tắc cốt lõi
Quá trình số hóa phải tuân thủ 10 nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác: Phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung bản gốc.
- Tuân thủ tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật: Đảm bảo khả năng liên thông, tích hợp.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin: Tuân thủ quy định về bí mật Nhà nước và an ninh mạng.
- Bảo đảm khả năng truy xuất và lưu vết: Ghi nhận đầy đủ hoạt động tạo lập, chỉnh sửa để minh bạch.
- Ưu tiên theo giá trị và nhu cầu sử dụng: Tập trung vào tài liệu giá trị cao, phục vụ dịch vụ công.
- Khuyến khích mở và chia sẻ dữ liệu: Thúc đẩy phát triển dữ liệu mở (với dữ liệu không mật).
- Bảo đảm cập nhật, duy trì và sử dụng lâu dài: Chuyển đổi định dạng khi cần thiết.
- Bảo đảm giá trị pháp lý: Phải được ký số hoặc chứng thực điện tử.
- Lấy người sử dụng làm trung tâm: Đơn giản hóa thủ tục hành chính.
- Bảo đảm tính đồng bộ và tích hợp: Tránh trùng lặp và cát cứ dữ liệu.
Chia sẻ tin tức này